Privacyverklaring

Persoonsgegevens zijn gegevens die direct of indirect naar jou te herleiden zijn. Bijvoorbeeld hoe je heet, waar je woont of hoe je eruitziet: je naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, maar ook een IP-adres of een cookie-identificatie.

De Stichting Stimuleringsfonds Creatieve Industrie, statutair gevestigd aan de Weena 723Ing C, 5e etage, 3013 AM te Rotterdam, is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Met verwerken bedoelen we alles wat wij met persoonsgegevens doen. Bijvoorbeeld het verzamelen, opslaan, bekijken, gebruiken, delen of verwijderen van gegevens.

Afhankelijk van het soort verwerking kunnen we de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• Contactgegevens (NAW-gegevens, e-mail, telefoon);

• Correspondentie (onder andere aanvragen, toestemmingen, klachten, verzoeken);

• Financiële gegevens (zoals bankrekeningnummer voor betalingen);

• Identificatie(nummers) (zoals BSN, IP-adres);

• Beeldmateriaal (foto’s en video’s);

• Opleidings- en carrièregegevens.

We verwerken persoonsgegevens alleen als daarvoor een geldige grondslag bestaat, zoals:

• Een wettelijke verplichting;

• Uitvoering van onze publieke taak;

• Jouw toestemming;

• Een gerechtvaardigd belang;

• Vitaal belang;

• Uitvoering van een overeenkomst.

Vraag je subsidie bij ons aan, dan verwerken we persoonsgegevens van jou. We hebben deze gegevens nodig om de aanvraag te beoordelen, een besluit te nemen en de mogelijke toekenning te beheren.

Welke gegevens gebruiken we:

• Contactgegevens en correspondentiegegevens van jou en mogelijk eventuele mede-aanvragers, co-financiers, medewerkers en/of samenwerkingspartners;

• Financiële gegevens (bankrekeningnummer, betaalinformatie);

• Identificatie(nummers) (BSN, IP-adres);

• Opleidings- en carrièregegevens.

Deze persoonsgegevens halen we uit je aanvraag.

Als je bij ons een subsidie aanvraagt of als we om een andere reden al in contact zijn met je, dan kunnen we je vragen of we je mogen benaderen voor kennissessies, bijeenkomsten, activiteiten en onze nieuwsbrief. We houden je dan op de hoogte van nieuwe activiteiten.

Afmelden kan altijd:

• Via de afmeldlink in de nieuwsbrief

• Of door een e-mail te sturen naar: communicatie@stimuleringsfonds.nl

Kennissessies en activiteiten kunnen ook (een verplicht) onderdeel zijn van een subsidietraject. In dit geval vragen we niet of we je mogen benaderen, maar wordt dit aangegeven bij de aanvraagprocedure en/of de bekendmaking van het toekenningsbesluit.

Welke gegevens gebruiken we:

• Contactgegevens en correspondentiegegevens;

• Financiële gegevens (bankrekeningnummer, betaalinformatie);

• Mogelijk gezondheidsgegevens i.v.m. catering.

We kunnen je ook benaderen en/of je persoonsgegevens gebruiken voor onderzoek, bijvoorbeeld om:

• De effectiviteit van subsidies te meten.

• Beleid en regelingen te verbeteren.

• Inzicht te krijgen in bereik en spreiding.

Waar mogelijk gebruiken we hiervoor geanonimiseerde gegevens.

We bewaren de afwijzingen van subsidies en de toegekende subsidieaanvragen twintig jaar. Dit is in overeenstemming met de wettelijke bewaartermijn uit de Archiefwet en vastgelegd in de selectielijst van het fonds. Na deze periode worden de aanvraagdossiers niet vernietigd, maar overgebracht naar het Nationaal Archief. Een nadere uitwerking van de bewaartermijnen is gepubliceerd in de Staatscourant.

Als je een bezwaar, beroep, klacht of Woo- of AVG-verzoek indient, gebruiken we jouw gegevens om het verzoek te behandelen.

Hoe lang bewaren we deze gegevens:

• Bezwaar, beroep en klachten: twee jaar na datum van afronding. Het Stimuleringsfonds bewaart en verwijdert deze gegevens volgens de Archiefwet-bewaartermijnen, die voor fonds gelden.

• Woo-verzoeken: tot tien jaar na afhandeling van het verzoek. Het Stimuleringsfonds bewaart en verwijdert deze gegevens volgens de Archiefwet-bewaartermijnen, die voor fonds gelden.

• AVG-verzoeken: twee jaar. Het Stimuleringsfonds heeft dit vastgelegd in het internbewaarbeleid. De termijn komt overeen met het advies van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Heb je contact gehad met het fonds bijvoorbeeld voor een subsidie, bezwaar, klacht of kennissessie? Dan kunnen we je uitnodigen om een enquête in te vullen. Met deze enquête meten we de kwaliteit van onze dienstverlening. Deelname is vrijwillig en de resultaten zijn anoniem. We gebruiken hiervoor alleen je contact- en correspondentiegegevens

Soms schakelen we een externe partij in voor het versturen en/of analyseren van de uitkomst. In dat geval delen we de gegevens met deze externe partij. We maken hierover duidelijke afspraken, zodat de persoonsgegevens goed worden beschermd en uiteindelijk verwijderd.

Het Stimuleringsfonds is een overheidsinstantie. Daarom zijn we zo transparant mogelijk over wat we doen. Vanuit de Wet Openbare Overheid (hierna: ‘de Woo’) publiceren we op onze website-informatie over gesubsidieerde projecten. Deze informatie bevat de volgende persoonsgegevens:

• Naam van de aanvrager en soms ook naam van de mede-aanvragers en co-financiers;

• Titel van de aanvraag;

• Korte samenvatting van het project.

Reageer je op een vacature bij het fonds? Dan gebruiken we je persoonsgegevens voor de sollicitatieprocedure. Het gaat om bijvoorbeeld:

• Contactgegevens en correspondentiegegevens;

• Opleidings- en carrièregegevens, zoals je cv;

• Gegevens die jezelf meestuurt.

We bewaren de gegevens tot maximaal vier weken na afronding van de procedure. Je kan in je sollicitatie aangeven dat we je gegevens maximaal één jaar kunnen bewaren, zodat we je nog kunnen benaderen als we een nieuwe vacature hebben waarop je zou kunnen solliciteren.

Op onze website kan je online formulieren invullen en indienen, waarmee je NAW- en contactgegevens aan ons verstrekt. Bij elk formulier leggen wij uit:

• Welke gegevens we verzamelen;

• Waarom wij deze gegevens gebruiken.

Wil je de nieuwsbrief niet meer ontvangen? Dan kan je je afmelden:

• Via de afmeldlink in de nieuwsbrief

• Of door een mail te sturen naar: communicatie@stimuleringsfonds.nl. Zodra het fonds je afmelding ontvangt, worden de persoonsgegevens verwijderd.

Wij gebruiken cookies om onze website goed te laten werken en te verbeteren. Wij gebruiken hiervoor privacy vriendelijke analytics-cookies. Waar mogelijk worden gegevens geanonimiseerd.

Wil je geen analytics-cookies?
Dan kun je dit aanpassen via de cookie-instellingen op onze website. Het is mogelijk om een opt-out plugin voor Google Analytics te downloaden.

Wij maken ook gebruik van Hotjar om onze website te verbeteren. Met Hotjar krijgen wij inzicht in:

• Hoe bezoekers de website gebruiken

• Welke pagina's worden bekeken

• Hoe wij de website gebruiksvriendelijker kunnen maken.

Hotjar plaats hiervoor een cookie op jouw apparaat. Wij zorgen ervoor dat de gegevens die wij via Hotjar verzamelen niet direct te herleiden zijn naar jou en zijn geanonimiseerd. Hotjar wordt alleen geplaatst als jij hiervoor toestemming geeft via de cookiemelding.

Het fonds deelt persoonsgegevens alleen als dat nodig is. We kunnen je gegevens delen met:

• Andere overheidsinstanties;

• Toezichthouders;

• Samenwerkingspartners;

• Partijen die ons ondersteunen, bijvoorbeeld ICT-leveranciers.

Als we gegevens delen met een externe partij, dan maken we daar duidelijke afspraken over in een overeenkomst. In de overeenkomst is precies omschreven voor welk doel de gegevens mogen worden verwerkt.

We verkopen geen persoonsgegevens en verstrekken deze ook nooit aan derden voor commerciële doeleinden.

We nemen passende maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen. We gebruiken hiervoor beveiligde systemen en werken volgens vaste standaarden. We zorgen bijvoorbeeld voor:

• Beveiliging van onze systemen;

• Versleuteling van gegevens waar nodig;

• Toegangsbeperking (alleen bevoegde medewerkers);

• Geheimhoudingsplicht voor medewerkers.

Bij het bepalen van de maatregelen wordt steeds gekeken naar de huidige stand van de techniek en wordt de beveiliging daarop aangepast.

Het Stimuleringsfonds beschikt over een register waarin alle processen zijn opgenomen waarin het fonds met persoonsgegevens werkt. Het register bevat een opgave van het doel waarvoor de gegevens worden verzameld, welke gegevens het betreft, met wie deze kunnen worden gedeeld en hoelang ze worden bewaard. Het register is op te vragen via privacy@stimuleringsfonds.nl of op afspraak in te zien bij het Stimuleringsfonds.

Je hebt als betrokkene de volgende rechten:

• Het recht om informatie op te vragen over de verwerkingen van je persoonsgegevens.

• Het recht om je persoonsgegevens over te laten dragen aan een andere partij.

• Het recht om je persoonsgegevens te wijzigen.

• Het recht om je toestemming in te trekken, als de verwerking op toestemming is gebaseerd.

• Het recht om je gegevens te laten verwijderen als de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen of wanneer je je toestemming intrekt. Het recht om gegevens te laten verwijderen heb je niet altijd; er kunnen uitzonderingen van toepassing zijn.

• Het recht op beperking van de verwerking.

Als je je persoonsgegevens wil laten aanpassen of verwijderen, dan kan je hierom verzoeken per e-mail via privacy@stimuleringsfonds.nl. Om te voorkomen dat derden gegevens over je zouden willen inzien, moet je een kopie van een geldig identiteitsbewijs meesturen.

We zullen verzoeken in verband met deze rechten binnen één maand afwikkelen, maar hebben het recht om die termijn naar twee maanden te verlengen. Als we dat doen, zullen we dat op tijd aan je laten weten. Realiseer je dat een verzoek niet altijd kan worden toegestaan. Mochten we een reden hebben om niet aan je verzoek te (kunnen) voldoen, dan zullen we je daarover uiteraard informeren.